Как делаются исправления в актах, книгах поступлений и инвентарных книгах музея? - коротко
Исправления в музейных документах вносятся аккуратно, без зачёркиваний: ошибочная запись перечёркивается тонкой линией с пометкой "исправленному верить", рядом указывается правильная информация с подписью ответственного лица и датой. В инвентарных книгах и актах поступлений изменения заверяются печатью учреждения и подписью директора музея.
Как делаются исправления в актах, книгах поступлений и инвентарных книгах музея? - развернуто
Исправления в музейной документации, включая акты, книги поступлений и инвентарные книги, выполняются с соблюдением строгих правил, обеспечивающих сохранность учета и прозрачность изменений. Все корректировки должны быть обоснованы, задокументированы и согласованы с ответственными лицами.
В актах исправления вносятся только в случае обнаружения ошибок или необходимости уточнения данных. Ошибочная запись зачеркивается тонкой линией так, чтобы оставалась читаемой. Рядом указывается правильный вариант, сопровождаемый подписью ответственного лица, датой внесения исправления и пометкой «Исправленному верить». Если ошибка обнаружена после подписания акта, составляется дополнительный документ с указанием причин корректировки.
В книгах поступлений изменения допускаются при выявлении неточностей в описании предмета, его атрибуции или реквизитах. Каждая правка сопровождается ссылкой на документ-основание, например, решение фондово-закупочной комиссии или акт экспертизы. Исправленная запись заверяется подписью хранителя и главного хранителя музея. Если ошибка касается инвентарного номера, требуется особое внимание, так как это может повлиять на идентификацию предмета.
В инвентарных книгах исправления возможны лишь в исключительных случаях, например, при переатрибуции предмета или уточнении его состояния. Любые изменения фиксируются с указанием причины и ссылкой на подтверждающий документ. Если предмет исключается из фонда, делается соответствующая запись с отсылкой к акту списания. Все правки заверяются подписями ответственных лиц и печатью учреждения.
Принципиально важно, чтобы любые исправления не нарушали целостность учета и не приводили к утрате информации. Ведение журнала регистрации изменений позволяет отслеживать историю корректировок и обеспечивает контроль за движением музейных предметов. В случае серьезных ошибок может потребоваться создание новой записи с пометкой об аннулировании предыдущей.