Какие документы дает гостиница для бухгалтерии? - коротко
Гостиница предоставляет бухгалтерии счет-фактуру и акт оказанных услуг. Эти документы подтверждают расходы и служат основанием для налогового учета.
Какие документы дает гостиница для бухгалтерии? - развернуто
Гостиница предоставляет бухгалтерии ряд документов, необходимых для учета расходов и подтверждения законности финансовых операций. Основным документом является счет-фактура или универсальный передаточный документ (УПД), который содержит реквизиты поставщика, сумму оплаты, НДС (если гостиница является плательщиком налога) и детализацию оказанных услуг.
Если проживание оплачивается наличными или банковской картой, гостиница выдает кассовый чек, соответствующий требованиям 54-ФЗ. В случае безналичного расчета через договор или дополнительное соглашение может предоставляться платежное поручение с отметкой банка о проведении операции.
При длительном проживании или корпоративном размещении гостиница оформляет акт оказанных услуг. Этот документ подтверждает факт проживания и служит основанием для списания затрат. В нем указываются период размещения, стоимость, данные гостя и реквизиты договора (если он заключался).
Для командировочных расходов гостиница выдает справку о проживании (форма № 3 или произвольная форма с печатью). В ней фиксируются ФИО гостя, даты заселения и выезда, номер комнаты и общая сумма оплаты. Этот документ необходим для компенсации затрат сотруднику и налогового учета.
Если размещение связано с проведением мероприятий, гостиница может предоставить дополнительные документы: договор на аренду залов, счета за дополнительные услуги (трансфер, питание, техническое оснащение). Все эти бумаги должны содержать полные реквизиты, подписи уполномоченных лиц и печати для исключения претензий со стороны проверяющих органов.
В случае иностранных гостей гостиница готовит регистрационные формы (уведомления о прибытии), которые передаются в МВД. Копии таких документов иногда запрашивает бухгалтерия для подтверждения целевого использования средств при международных командировках. Важно проверять соответствие данных во всех предоставленных документах, чтобы избежать ошибок в налоговом и управленческом учете.