Какие документы должна дать гостиница командировочному? - коротко
Гостиница обязана предоставить командировочному оформленный счет (чек) и подтверждение проживания (справку). Эти документы необходимы для отчётности и возмещения расходов.
Какие документы должна дать гостиница командировочному? - развернуто
Гостиница обязана предоставить командировочному документы, подтверждающие факт проживания и оплаты. Эти бумаги необходимы для отчётности перед работодателем или налоговыми органами.
Основной документ — это официальный счёт (чек) за проживание. В нём должны быть указаны ФИО гостя, даты заезда и выезда, стоимость номера, а также реквизиты гостиницы. Если проживание оплачивалось наличными, гостиница выдаёт кассовый чек. При безналичном расчёте предоставляется платёжный документ с отметкой об оплате.
Гостиница также оформляет справку о проживании. В ней фиксируются те же данные, что и в счёте, но дополнительно может указываться цель командировки (если это требуется работодателем). Справка заверяется печатью гостиницы и подписью ответственного лица.
Если командировочный планирует компенсировать расходы через налоговый вычет, ему потребуется зарегистрированный счёт-фактура. Этот документ оформляется только гостиницами, зарегистрированными как плательщики НДС. В нём должны быть указаны сумма налога и реквизиты поставщика услуг.
В некоторых случаях гостиница предоставляет акт оказанных услуг. Он подтверждает, что услуги были предоставлены в полном объёме и без нареканий. Акт подписывается обеими сторонами и служит дополнительным подтверждением расходов.
Для иностранных командировочных гостиница выдаёт регистрационную карту (уведомление о временном пребывании). Этот документ требуется для передачи в миграционные службы в установленные сроки.
Все перечисленные документы должны быть оформлены корректно, с указанием обязательных реквизитов. Командировочному следует проверить их до выезда из гостиницы, чтобы избежать проблем с отчётностью.