Какие документы нужны из гостиницы при командировке? - коротко
При командировке из гостиницы потребуется счет (квитанция) об оплате проживания и акт выполненных услуг. Эти документы подтверждают расходы и необходимы для отчётности.
Какие документы нужны из гостиницы при командировке? - развернуто
При командировке важно сохранять все документы, подтверждающие проживание в гостинице, для последующего отчета и возмещения расходов. Основным документом является счет (чек) за проживание, который должен содержать полные реквизиты гостиницы, включая название, адрес, ИНН и другие юридические данные. В нем обязательно указываются даты заселения и выезда, стоимость проживания, а также дополнительные услуги, если они были оплачены.
Если гостиница предоставляет услуги по безналичному расчету, потребуется подтверждающий документ, например, квитанция об оплате или выписка из банка. В случае наличного расчета необходим кассовый чек с печатью гостиницы. Некоторые организации требуют также договор на проживание или акт оказанных услуг, особенно если командировка длительная или связана с государственными учреждениями.
Для подтверждения факта проживания может понадобиться справка из гостиницы, заверенная печатью и подписью ответственного лица. В ней указываются ФИО проживающего, период проживания и номер комнаты. Этот документ особенно важен, если в счете нет достаточных сведений или требуется дополнительное подтверждение для бухгалтерии.
Если командировка связана с зарубежными поездками, рекомендуется сохранять все документы на двух языках — русском и английском (или языке страны пребывания). Это упростит процесс отчетности и исключит возможные вопросы при проверках. В некоторых случаях может потребоваться регистрационная карта гостя, особенно если она содержит отметки о датах заезда и выезда.
Все документы должны быть оформлены корректно, без исправлений, с четкими реквизитами гостиницы. При возникновении сомнений в правильности оформления лучше сразу уточнить требования у бухгалтерии работодателя, чтобы избежать проблем при возмещении расходов.