Какие документы нужны от гостиницы для отчета? - коротко
Для отчета потребуются копии договора на размещение, счетов-фактур и актов выполненных работ. Также может понадобиться подтверждение оплаты и регистрационные данные гостей.
Какие документы нужны от гостиницы для отчета? - развернуто
Для составления отчета по расходам на проживание в гостинице необходимо собрать полный пакет документов, подтверждающих факт оказания услуг и их оплаты. Основным документом является счет-фактура или гостиничный счет, который должен содержать реквизиты гостиницы, даты проживания, стоимость услуг, включая НДС, если он применяется.
Обязательно требуется договор на размещение, если он заключался между организацией и гостиницей. В нем должны быть указаны условия проживания, тарифы, сроки и порядок расчетов. Если договор отсутствует, необходимо предоставить подтверждение бронирования, например, письмо от гостиницы или электронное подтверждение брони.
Чек или квитанция об оплате являются неотъемлемой частью отчетных документов. Они должны содержать сумму, дату оплаты, реквизиты плательщика и получателя. Если оплата производилась безналичным способом, потребуется банковская выписка с отметкой о списании средств.
Акт оказанных услуг может потребоваться для подтверждения фактического проживания. В нем указываются даты заезда и выезда, перечень оказанных услуг и их стоимость. Этот документ заверяется подписями представителя гостиницы и клиента.
В случае командировочных расходов необходимо приложить командировочное удостоверение с отметкой о прибытии и выбытии из гостиницы. Если сотрудник проживал в гостинице в рамках деловой поездки, отметка о заселении и выезде подтверждает целевое использование средств.
Дополнительно могут потребоваться документы, подтверждающие обоснованность расходов, например, приказ о командировке или служебная записка с обоснованием необходимости проживания в гостинице. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и внутренними правилами организации.