Какие документы подтверждают проживание в гостинице в командировке? - коротко
Для подтверждения проживания в гостинице во время командировки предоставляют оригинал или копию счёта (чека) об оплате, а также справку от отеля с печатью, подписью и реквизитами организации.
Какие документы подтверждают проживание в гостинице в командировке? - развернуто
Для подтверждения проживания в гостинице во время командировки необходимо предоставить документы, которые официально фиксируют факт размещения и оплаты. Основным документом является счет-фактура или квитанция об оплате, выданная гостиницей. В ней должны быть указаны ФИО проживающего, даты заселения и выезда, номер и стоимость проживания, а также реквизиты гостиницы.
Дополнительно может потребоваться акт оказанных услуг, который оформляется гостиницей и содержит аналогичные данные. Если проживание оплачивалось наличными, важно сохранить кассовый чек. В случае безналичного расчета подтверждением служит банковская выписка с отметкой о переводе средств гостинице.
Некоторые организации запрашивают справку от гостиницы с печатью и подписью ответственного лица. В ней подтверждается период проживания и отсутствие задолженности. Если командировка оформлялась через бухгалтерию, потребуется также приказ о командировке с указанием сроков и места пребывания.
В ряде случаев могут быть полезны электронные подтверждения, такие как бронирование с сайта гостиницы или электронный чек, при условии, что они содержат все необходимые реквизиты. Важно, чтобы документы были оформлены корректно и соответствовали требованиям налогового и бухгалтерского учета.