Если отель оплачен по безналу, авансовый отчет? - коротко
Если отель оплачен безналичным расчетом, авансовый отчет не требуется — достаточно предъявить подтверждающие документы (чек, счет, выписку). Это исключает необходимость отчитываться за наличные средства.
Если отель оплачен по безналу, авансовый отчет? - развернуто
Оплата отеля по безналичному расчету требует корректного оформления документов для подтверждения расходов в рамках командировки. В таком случае авансовый отчет составляется с учетом предоставленных платежных документов, подтверждающих факт оплаты.
Если сотрудник оплатил проживание в отеле с использованием корпоративной карты или через банковский перевод, необходимо приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. К ним относятся:
- Квитанция или чек об оплате, выданный отелем.
- Договор бронирования или счет, содержащий реквизиты отеля, сумму и период проживания.
- Выписка из банка, подтверждающая списание средств.
В случае, когда оплата произведена заранее (например, через систему онлайн-бронирования), важно убедиться, что документы содержат все необходимые реквизиты: наименование отеля, ФИО сотрудника, даты заселения и выезда, сумму оплаты. Если платеж прошел через бухгалтерию компании, сотрудник должен получить заверенную копию платежного поручения.
Авансовый отчет в этом случае оформляется стандартно, но вместо кассового чека прикладываются электронные или бумажные подтверждения безналичной оплаты. Бухгалтерия проверяет соответствие суммы, указанной в отчете, фактическим расходам по документам. Если все оформлено верно, расходы признаются обоснованными, и остаток аванса (при его наличии) возвращается в кассу предприятия либо засчитывается в счет будущих командировочных.
Важно помнить, что отсутствие подтверждающих документов может привести к отказу в возмещении расходов. Поэтому сотрудник должен заранее уточнить в бухгалтерии требования к оформлению безналичных платежей за проживание.