Как оформить авансовый отчет гостиницы? - коротко
Для оформления авансового отчета гостиницы приложите оригиналы чеков, квитанций или других подтверждающих документов, а также заполните установленную форму с указанием суммы расходов. Убедитесь, что все данные соответствуют фактическим затратам и заверены подписью ответственного лица.
Как оформить авансовый отчет гостиницы? - развернуто
Авансовый отчет по расходам на гостиницу оформляется для подтверждения целевого использования выданных средств и последующего списания подотчетных сумм. Документ должен соответствовать требованиям законодательства и внутренним правилам организации.
Для оформления авансового отчета необходимо собрать подтверждающие документы. К ним относятся оригиналы счетов, квитанций или чеков из гостиницы, подтверждающие факт оплаты проживания. Если гостиница выдает счет-фактуру или акт выполненных работ, их также нужно приложить. В случае командировки потребуется копия приказа о направлении в поездку.
Отчет заполняется на унифицированном бланке АО-1 либо на форме, утвержденной внутри компании. В документе указываются ФИО подотчетного лица, сумма аванса, дата выдачи средств и период, за который предоставляется отчет. Далее перечисляются все расходы с указанием суммы, назначения платежа и реквизитов подтверждающих документов.
Если оплата гостиницы производилась безналичным способом, прикладывается банковская выписка или платежное поручение. При наличной оплате обязателен кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО). В случае отсутствия чека можно приложить заверенную гостиницей справку с печатью и подписью ответственного лица.
После заполнения отчета его проверяет бухгалтерия на соответствие первичным документам и нормам расходов. Если все оформлено верно, руководитель утверждает отчет, и сумма списывается с подотчетного лица. В случае превышения лимита или необоснованных трат излишек удерживается из зарплаты либо возвращается в кассу.
Готовый авансовый отчет подшивается вместе с первичными документами и хранится в архиве компании в течение установленного срока. Электронные копии чеков и счетов также допускаются при условии их соответствия требованиям налогового учета.