Какие документы нужны для отчета по командировке за проживание в гостинице? - коротко
Для отчета по командировке за проживание в гостинице потребуются оригинал счета (чека) от отеля и подтверждающий документ об оплате. В некоторых случаях может понадобиться копия договора с гостиницей или акт выполненных работ.
Какие документы нужны для отчета по командировке за проживание в гостинице? - развернуто
Для оформления отчета по командировке, связанного с расходами на проживание в гостинице, необходимо подготовить ряд документов. Эти бумаги подтверждают факт проживания и обосновывают финансовые затраты, что важно для бухгалтерского учета и налогового контроля.
Основным документом является счет-фактура или чек, выданный гостиницей. В нем должны быть указаны реквизиты организации, название гостиницы, срок проживания, стоимость номера, а также печать и подпись ответственного лица. Если оплата производилась безналичным расчетом, потребуется копия платежного поручения или банковской выписки.
Обязательно предоставьте договор или соглашение с гостиницей, если он заключался. В случае бронирования через онлайн-сервисы приложите подтверждение бронирования и платежную квитанцию. Если командировка была заграничной, все документы должны быть переведены на русский язык и заверены нотариально или через консульство.
Дополнительно может потребоваться справка от гостиницы с указанием периода проживания и стоимости. В некоторых организациях запрашивают акт выполненных работ или оказанных услуг, особенно если командировка длительная. Все документы должны быть оформлены корректно, без исправлений и соответствовать данным, указанным в авансовом отчете.
При отсутствии каких-либо подтверждающих бумаг расходы на проживание могут быть не приняты к учету, поэтому важно сохранять все оригиналы и копии. Уточните внутренние требования вашей компании, так как некоторые организации имеют дополнительные условия для отчетности.