Какие документы подтверждают расходы, связанные с проживанием в гостинице? - коротко
Основной документ, подтверждающий расходы на проживание в гостинице, — это счет (чек) или акт об оказании услуг, содержащий реквизиты отеля, даты проживания и сумму оплаты. В отдельных случаях может потребоваться подтверждающий документ от бухгалтерии отеля с печатью и подписью ответственного лица.
Какие документы подтверждают расходы, связанные с проживанием в гостинице? - развернуто
Основным документом, подтверждающим расходы на проживание в гостинице, является счет (чек) или квитанция, выданная отелем. В нем должны быть указаны следующие реквизиты: наименование гостиницы, даты заезда и выезда, стоимость проживания за сутки и общая сумма, ФИО гостя, а также реквизиты организации (если проживание оплачивалось за счет компании).
Для подтверждения оплаты требуется платежный документ: банковская квитанция, кассовый чек или выписка по карте с указанием суммы и получателя платежа. Если оплата производилась наличными, гостиница должна выдать кассовый чек. В случае безналичного расчета подтверждением служит платежное поручение с отметкой банка или скриншот из интернет-банка с детализацией операции.
При командировках расходы на проживание дополнительно подтверждаются командировочным удостоверением и приказом о направлении в командировку. В этих документах должны быть указаны сроки поездки, место назначения и цель. Если сотрудник бронировал гостиницу самостоятельно, потребуется договор или подтверждение бронирования (ваучер, электронное письмо от отеля).
Для налогового учета в некоторых случаях может потребоваться акт оказанных услуг, если между организацией и гостиницей заключен договор на длительное проживание сотрудников. В акте указываются период проживания, стоимость и реквизиты сторон.
Если гостиница не предоставила чек или квитанцию, можно запросить справку от администрации с печатью и подписью ответственного лица. В ней должны быть отражены те же данные, что и в стандартном счете. Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский, нотариальное заверение перевода необязательно, если расходы не связаны с налоговыми вычетами или возмещением НДС.
В случае использования онлайн-сервисов бронирования (Booking.com, Airbnb и др.) подтверждением расходов служит электронный ваучер или счет-фактура, а также платежная документация, подтверждающая перевод средств. Важно, чтобы в чеках и квитанциях была указана именно стоимость проживания, а не дополнительные услуги (если они не входят в общий счет).
Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц важно, чтобы все документы соответствовали требованиям налогового законодательства: содержали обязательные реквизиты, правильно оформлялись и хранились в течение установленного срока.