На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? - коротко
Визы проставляются на том экземпляре делового письма, который остается в организации для внутреннего учета.
На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? - развернуто
При подготовке делового письма для отправки адресату по почте визы проставляются на том экземпляре, который остается в организации-отправителе. Этот экземпляр является внутренним документом, который служит для учета и подтверждения согласования текста письма перед его отправкой. Визы, проставленные на этом экземпляре, подтверждают, что содержание письма было рассмотрено и одобрено ответственными лицами или отделами.
Обычно в организации создается два экземпляра письма: один для отправки адресату, а другой для внутреннего архива. На отправляемом экземпляре визы не проставляются, так как он предназначен для внешнего использования и не должен содержать внутренних отметок. Внутренний экземпляр, оставшийся в организации, используется для фиксации всех этапов согласования, включая подписи ответственных лиц, даты и возможные комментарии.
Визирование внутреннего экземпляра письма является важным элементом документооборота. Оно позволяет отследить, кто именно участвовал в подготовке и согласовании письма, а также избежать ошибок или недоразумений в дальнейшем. Этот экземпляр хранится в архиве организации и может быть использован для проверки или уточнения информации в случае возникновения спорных ситуаций.
Таким образом, визы проставляются на внутреннем экземпляре делового письма, который остается в организации и служит для контроля и учета процесса согласования документа.