Как отчитываться за гостиницу в командировке? - коротко
Сохраняйте оригинальные чеки за проживание и предоставьте их вместе с авансовым отчётом, указав даты и стоимость. Убедитесь, что сумма не превышает установленные нормы по вашей компании.
Как отчитываться за гостиницу в командировке? - развернуто
Отчет за проживание в гостинице во время командировки требует внимательного подхода, так как это один из ключевых расходов, подлежащих возмещению. Первое, что необходимо сделать, — сохранить все подтверждающие документы. Это оригинал счета (чек) из гостиницы, в котором указаны ФИО проживающего, даты заселения и выезда, стоимость проживания, а также реквизиты организации. Если оплата производилась безналичным расчетом, потребуется подтверждение транзакции — банковская выписка или платежное поручение.
В некоторых компаниях требуется предоставить договор или подтверждение бронирования, особенно если бронь оформлялась заранее. Важно убедиться, что в документах нет ошибок: некорректные даты или сумма могут стать причиной задержки возмещения. Если гостиница не предоставляет чек в привычном формате, допустимо запросить официальную справку с печатью и подписью ответственного лица.
При оформлении авансового отчета или служебной записки необходимо указать цель командировки, сроки проживания и обоснование выбора именно этой гостиницы. В ряде организаций действуют лимиты на суточные расходы, поэтому важно заранее уточнить допустимую сумму. Если стоимость номера превышает установленный лимит, потребуется письменное объяснение причин, например, отсутствие альтернативных вариантов или особые условия командировки.
Если командировка длительная, а оплата производится по частям, каждый платеж должен быть подтвержден отдельным документом. В случае проживания в нескольких гостиницах необходимо сохранять чеки из каждой. При утере документов можно запросить дубликаты, но это может занять время, поэтому лучше хранить копии в электронном виде.
После сбора всех документов их нужно передать в бухгалтерию в установленный срок, обычно в течение нескольких дней после возвращения из командировки. Бухгалтер проверит соответствие расходов внутренним нормам и законодательству, после чего произведет возмещение. Если возникнут вопросы, важно оперативно предоставить дополнительные пояснения или исправленные документы.