Какие документы нужны при заливе? - коротко
Для залива топлива потребуются паспорт транспортного средства и документ, подтверждающий право собственности или доверенность. В некоторых случаях может понадобиться чек или квитанция об оплате.
Какие документы нужны при заливе? - развернуто
Для оформления залива топлива необходимо подготовить несколько документов, которые регламентируют процесс и подтверждают законность операции.
Основным документом является путевой лист, в котором фиксируется маршрут, пробег и количество израсходованного топлива. В нем также указываются данные водителя и транспортного средства.
Топливная накладная или чек с АЗС обязательны для подтверждения факта заправки. В них должны быть указаны дата, время, объем топлива, его марка, стоимость и реквизиты заправочной станции.
Если топливо закупается по договору с поставщиком, потребуется договор или дополнительное соглашение, а также счет-фактура или товарная накладная (ТОРГ-12).
Для служебного транспорта может потребоваться приказ или распоряжение о выделении топлива, особенно если заправка осуществляется по корпоративным картам.
В случае использования топливных карт необходимо предоставить отчет по их использованию, который формируется банком или оператором карты.
Для учета ГСМ в бухгалтерии оформляется акт списания топлива, где указывается его расход по нормам или фактическому потреблению.
Если заправка производится в рамках командировки, потребуется командировочное удостоверение и авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.
Контролирующие органы могут запросить технический паспорт транспортного средства или сервисную книжку для сверки данных.
Все документы должны быть правильно оформлены, содержать необходимые подписи и печати, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих инстанций.